Le Lean close, ou comment améliorer les travaux de clôture sans big bang

Exercice redouté, la clôture des comptes rime souvent avec surcharge de travail. Trop de dysfonctionnements et de tâches manuelles. En attendant le big bang annoncé de la robotisation des opérations comptables, les outils ADM s'attaquent déjà avec pragmatisme à ces non-qualités. Appliquant les principes Lean à la gestion des données, ils favorisent l'amélioration continue du processus de clôture.

Les travaux de clôture des comptes, vecteurs de stress, sont souvent abordés à reculons. Et pour cause : le processus est complexe et la masse des données à traiter pour générer les rapports financiers, en inflation constante. Par ailleurs, même avec un ERP solide et des outils de reporting, la démarche est souvent sous-outillée et reste basée sur des étapes manuelles, répétitives, gérées à base d'Excel, chronophages et sujettes à erreurs. Irrégularités parfois détectées tardivement et qu'il faut corriger dans la dernière ligne droite.

Malgré ces freins, les délais doivent être réduits au maximum pour publier les résultats au plus près de la date de clôture. Le fast close étant, aux yeux des investisseurs, le signe d'une gestion saine.

Concilier rapidité et qualité de production

Toute la difficulté pour les équipes est de répondre à cette exigence de rapidité sans entamer la qualité de production et sans augmenter les effectifs, selon les vœux des directions générales.

Pour y parvenir, une automatisation poussée des processus Record-to-Reports s'impose comme un levier d'amélioration incontournable. 

Ainsi, les outils très en vogue de robotisation des tâches ou RPA (Robotic Process Automation), proposent-ils d'automatiser des tâches comptables sans aucune intervention humaine. Ces assistants virtuels sont capables de reproduire et d'exécuter des actions humaines, dès lors qu'il faut interagir avec des applications, un ERP par exemple. Efficaces, ils présentent l'avantage de ne jamais poser de jours de congé, d'exécuter des tâches récurrentes et séquentielles sans faire d'erreur et de ne pas sur-solliciter le service informatique.

Signe de l'intérêt qu'ils suscitent, une étude menée par la DFCG et PwC - Priorités 2017 du Directeur Financier -, révèle que 48% des Directeurs Financiers, d’entreprises de toutes tailles, s'interrogent sur le lancement d’un projet de robotisation comptable d’ici 2020.

Reste que le projet n'est pas mince. Il implique en effet un grand nombre de parties prenantes et touche à la fois aux processus et au système d'information, ce alors même qu'il faut assurer la continuité d'activité et la maîtrise de ses clôtures. Il nécessite par ailleurs un profond travail de conduite du changement, à cause de ses implications RH. C'est aussi un budget. Un pas que toutes les entreprises ne sont pas prêtes à franchir.

Autre limite à leur déploiement massif à court terme, les robots ne peuvent se voir confier que des gestes métier stables. En attendant le renfort de l'intelligence artificielle, ils sont aujourd'hui plutôt désignés pour automatiser des processus répétitifs à faible valeur ajoutée : rapprochement comptable, contrôle des factures fournisseurs, relance ...

L'ADM : du Fast close au Lean close

Pour gagner en rapidité et qualité dans leur processus de clôture, les entreprises peuvent se tourner vers une alternative plus légère et à moindre budget avec les solutions de gestion des données applicatives (Applications Data Management ou ADM), ces outils qui appliquent les principes Lean à la gestion des données : master data et données transactionnelles.

De quoi s'agit-il ? A l'instar des démarches Lean déployées dans l'industrie, les outils ADM s'emploient à éliminer les dysfonctionnements dans les processus de traitement des données. Ils visent à standardiser les pratiques au sein de l'entreprise et à améliorer les phases de collecte, de validation et de transfert des données, en automatisant au maximum les tâches menant à la production des comptes : justification de comptes, gestion des OD, rapprochements interco, lettrage, etc.

Les interactions manuelles, sujettes à erreur, sont limitées au maximum grâce à l'exécution automatique de scripts. Lesquels sont bâtis de façon itérative avec les opérationnels, en boucle courte, dans une logique d’amélioration continue : à mesure que les problèmes sont détectés, ou que des événements imprévus doivent être pris en compte dans la chaîne de traitement, les scénarios peuvent être corrigés et testés rapidement, sans nécessiter de gros développements. Résultat, la qualité des livrables augmente d'une clôture intermédiaire à l'autre.

Légers, fonctionnant en surcouche de l'ERP, ces outils professionnalisent et facilitent l'interface avec le système d'information. Les utilisateurs peuvent garder la puissance d'usage d'un Excel, tout en mettant fin à l'utilisation contreproductive de feuilles de calcul isolées et autres solutions bureautiques. Dans une telle démarche, conformément aux principes Lean, les opérationnels sont mieux responsabilisés, plus en capacité de vérifier ce qu'ils font et de résoudre les problèmes à leur source. Mieux, le temps dégagé grâce à l'automatisation peut être alloué à des tâches d'analyse à plus forte valeur ajoutée. En clair, les équipes se réapproprient pleinement leur processus de clôture.